Vad påverkar priset på en AI-växel?

En AI-växel som tar ett meddelande är ett annat uppdrag än en som hittar lediga tider och bokar direkt i kalendern. Priset behöver därför utgå från vad telefonen ska hjälpa kunden med, hur mycket den används och vilka system den ska nå. Här är det viktigaste att reda ut innan ni jämför offerter.

Börja med ett tydligt uppdrag

Skriv ned vad den som ringer ska kunna få hjälp med. Det kan vara att få öppettider, lämna en fråga, beskriva ett fel eller be om att bli uppringd. Välj gärna ett återkommande ärende som första steg.

Bestäm också när AI:n ska svara: på alla inkommande samtal, när personalen är upptagen eller efter stängning. En avgränsad uppgift gör det lättare att bedöma både kostnaden och om lösningen hjälper er i vardagen.

Det ska framgå vad som händer med sådant som ligger utanför uppdraget. Att lämna ett tydligt meddelande till rätt person är ofta mer användbart än att försöka svara på allt.

Samtalsmängd och samtalslängd påverkar

Två företag kan ha lika många samtal men olika behov. Korta frågor om öppettider kräver mindre samtalstid än längre ärenden där kunden behöver beskriva sin situation. Samtidiga samtal, språk och variationen mellan lugna och intensiva perioder kan också påverka upplägget.

Ta med det underlag ni har. Om ni saknar statistik kan ni börja med en uppskattning och följa upp den under ett avgränsat test. Be att få veta vad som ingår i den löpande kostnaden och hur användning utöver det hanteras.

Skilj bokningsförfrågan från kalenderbokning

Att ta emot ett önskemål om en tid betyder att personalen behöver bekräfta bokningen. Kunden ska då få veta att tiden är önskad, inte bokad.

En direkt bokning kräver en överenskommen kalenderintegration. Lösningen behöver kunna kontrollera tillgänglighet och hantera exempelvis bokningsregler och ändrade tider. Det är en större omfattning än att samla in namn, kontaktuppgifter och ett tidsönskemål.

Samma skillnad gäller andra systemkopplingar. Ett meddelande till inkorgen är enklare än att skapa eller ändra ett ärende i ert verksamhetssystem.

Räkna med införande och förvaltning

Företagets information behöver samlas och granskas. Ni behöver bestämma vilka svar som är godkända, vem som tar hand om meddelanden och vad som får sparas. Telefonnummer och eventuell vidarekoppling behöver också gås igenom.

Fråga hur ändringar av öppettider, tjänster och kontaktpersoner hanteras efter starten. I en tydlig offert skiljs arbetet med att sätta upp lösningen från löpande användning, support och senare ändringar.

Jämför samma omfattning

En användbar offert beskriver uppgifterna, begränsningarna, kostnaderna och hur ni provar resultatet. Jämför därför innehållet bakom priset. Följ exempelvis hur många ärenden som tas emot korrekt och om personalen får ett användbart underlag för återkoppling.

Läs mer om Skyttels AI-växel och skillnaden mellan AI-telefonist och telefonsvarare.

Vill ni avgränsa en första lösning? Mejla Skyttel och beskriv vilka samtal ni vill få hjälp med. Ni kan också ringa vår AI-växel och prova.